E-mail is handig, maar voor een deel ook gruwel. Heb je een kantoorbaan, dan herken je vast het gevoel dat je de hele tijd verbonden moet zijn, via e-mail en telefoon en chats. Het leven is voor veel mensen één grote inbox.
Communicatieovervloed
In dertig jaar tijd is digitale communicatie de norm geworden. Aan berichten geen gebrek, maar toch zijn we er niet beter door gaan werken. Die manier van communiceren heeft onze werkende levens fundamenteel veranderd. Was een baan ooit verdeeld in duidelijke onderdelen – vergaderen, taken uitvoeren, pauze – nu wordt er de hele dag door gekletst. Werk en praten over werk lopen constant door elkaar heen. Door die continue prikkels worden we slechter in het geconcentreerde werk.
Weg met e-mail?
Het continue verwerken van berichten staat ter discussie. De Correspondent besteedde er een artikel aan, naar aanleiding van een recent verschenen boek. Cal Newport beschrijft in zijn boek ‘A world without email’ dat e-mail mensen minder productief maakt. Hij beschrijft ook mogelijkheden om dat te veranderen.
Lees het artikel in de Correspondent eens. Er staan tips in om kwaliteit van en plezier in het werk te verbeteren.
Hoe kan het wel?
Organiseer het proces
Maak bijvoorbeeld gebruik van processoftware zoals Trello of Planner. Daardoor hoef je minder te overleggen omdat de afspraken voor iedereen zichtbaar zijn.
Organiseer het overleg
Verminder het aantal mails dat besteed wordt aan het plannen van een overleg bijvoorbeeld door een vast dagelijks ochtendoverleg of iemand die vergaderingen inpland.
Versnipper minder
Laat e-mail je niet afleiden van je taken. Neem een vast blok voor het lezen en beantwoorden van e-mail. Werk in zo groot mogelijke tijdsblokken aan je taken.